Négociation des achats

Le programme de la formation

Les achats sont devenus un levier majeur de la performance des entreprises. La négociation des achats requiert une compréhension du processus de négociation mettant en œuvre un ensemble de techniques et d’outils privilégiant le dialogue, la communication entre l’acheteur et le fournisseur. Il s’agit également de prendre en compte la dimension culturelle des interlocuteurs et les interactions entre les acteurs de la négociation.

Le processus achat 

Décrire le processus achat
Identifier, définir et exprimer le besoin
Organiser la consultation des fournisseurs
Connaître le marché et la concurrence

La préparation de la négociation : (Ce qu’on doit négocier, ce qu'on veut obtenir, ce qu'on peut concéder, comment conduire l'entretien)

Les informations à réunir pour conduire sa négociation 

• Les informations techniques concernant l'objet de la négociation (définition du besoin et cahier des charges)
• Les informations commerciales concernant l'achat
• Les prévisions de consommations annuelles
• Les prix et conditions d'achat actuels
• Les prix et conditions d'achat proposés par les autres fournisseurs
• Les comparaisons des offres s'il s'agit d'une négociation après appel d'offres
• Les informations concernant le fournisseur (taille de l'entreprise, année de création, relations antérieures avec l'entreprise)
  

Les questions à poser 

• Prix
• Conditions de règlement
• Modifications techniques par rapport à l'offre
• Modifications de quantités
• Conditions de mise à disposition des articles, garanties techniques, remise de fin d'année, quantité minimum par livraison, franco de port (port gratuit),
  

L’objectif à atteindre 

• Pour chaque clause à négocier en comparant les offres et les forces et faiblesses de chaque fournisseur
  

Les arguments qui pourront permettre d'atteindre ces objectifs

La négociation : le déroulement de la négociation se fait en plusieurs étapes

Connaître 

• Faire parler son interlocuteur pour tirer le maximum d'information (ses atouts, ses points forts, son degré de technicité, son niveau de délégation, sa capacité à négocier mais surtout sa position psychologique)
• Connaître la conjoncture, les tendances du marché, la concurrence à l'achat, la motivation du fournisseur à vendre ce produit, les avantages du produit proposé.
  

Convaincre  

• Se fixer un objectif final ainsi que des objectifs intermédiaires pour y parvenir, déterminer des points prioritaires sur lesquels aucune concession ne sera faite, définir des positions de repli possibles.

Exercice d’application : Mettre au point un argumentaire de négociation des achats en répartissant ses arguments en 3 familles

• Les arguments généraux
• Les arguments spécifiques au produit/service
• Les arguments liés au fournisseur

Conclure 

• Savoir conclure, relativement rapidement sans cependant aller trop vite
  

Le suivi de la négociation 

La transmission des informations relatives aux achats 

• Création et mise à jour des informations concernant les fournisseurs (nom et coordonnées du fournisseur, mode et délais de règlement, coordonnées bancaires, délai de livraison, conditions de transport, montant minimum de commandes) et les articles ou prestations achetées (code article interne, désignation, code article fournisseur, minimum de commandes, multiples de commandes, prix d'achat, remises éventuelles...)
  

Les litiges 

• Les procédures et démarches à effectuer en fonction des anomalies (retard de livraison, anomalie constatées au moment de la réception, anomalie constatée au moment du contrôle qualitatif ou pendant l'utilisation), de la facturation (facture non conforme)