Gestion des données personnelles des salariés

Le programme de la formation

La gestion des ressources humaines d’une entreprise implique la collecte, le traitement et le croisement de nombreuses données à caractère personnel. Ainsi, la gestion de l’embauche, la gestion de la paye ou encore la gestion administrative des membres du personnel sont autant de traitements de données à caractère parfois « sensibles ». Les entreprises doivent se conformer aux règles applicables, notamment le nouveau Règlement européen sur les données personnelles (RGPD), définir une politique adaptée et adapter leurs pratiques.

Toutes les entreprises quelle que soit leur taille sont concernées.

Identifier le contexte juridique en matière de protection des données à caractère personnel des salariés

Identification du cadre juridique
Identification des typologies de traitement (embauche, paie, gestion quotidienne, départ)
Illustrations et enjeux dans le domaine des RH
Traitement des données des salariés/par les salariés
Accountability et privacy by design & by default

Maîtriser les concepts et principes applicables

Limitation des finalités du traitement des données
Licéité et loyauté de la collecte des données
Minimisation des données collectées et données particulières en matière de gestion RH
Proportionnalité des durées de conservation
Sécurité et confidentialité des données
Droits des personnes concernées
Formalités : En interne : registre des traitements, analyse d’impact ; Auprès de la Cnil ;
Auprès des instances représentatives du personnel

Déterminer les points d’attention pour les traitements mis en œuvre tout au long de la « vie » du salarié dans l’entreprise

La phase de recrutement
Quelles données peuvent être collectées ? 
Comment informer le candidat ? 
Quelles précautions prendre ?
L’embauche Quelles données complémentaires demander ? Sous quelle forme ? Pour quelles finalités ?
NIR et données de santé
L’intégration du salarié dans les systèmes d’information RH
Distinguer les données traitées pour chaque finalité 
Les bonnes pratiques à déployer
Les relations avec les prestataires et les mutuelles en matière d’épargne salariale
Le contrôle de l’activité des salariés : l'encadrement du suivi du temps de travail des salariés 
La mise en place d’un système de vidéosurveillance  
Le déploiement d’un outil de géolocalisation  
L’installation d’un système d’écoutes et d’enregistrements téléphoniques
L’utilisation de la messagerie et des outils informatiques  
Quels outils mettre à la disposition des salariés ? 
Faut-il « passer au » BYOD (Bring Your Own Device) ? 
Traçabilité de l'utilisation internet et des réseaux sociaux ? 
Finalité de sécurité du système d’information ou de contrôle de l’activité ? 
Les keyloggers (ou enregistreurs de frappe)
Le départ du salarié : les données à conserver/supprimer
Les données auxquelles l'entreprise peut accéder
Les précautions à prendre pour la gestion et le suivi du contentieux
L’accès à la messagerie électronique et production dans le cadre d’un contentieux
L’information et la formation des salariés : quelles modalités ? quel support ?
La clause de confidentialité